Услуги кадрового учёта помогут оптимизировать бюджет фирмы

В каждой фирме, где работает хотя бы один наёмный специалист, должен в соответствии с нормативной базой Российской Федерации вестись учёт кадров. То есть при возникновении факта трудовых отношений должна обязательно формироваться предусмотренная нормативными актами документация, связанная с делопроизводством в сфере кадров.

Грамотный кадровик – это одна из значимых затратных статей компании любой организационно-правовой формы. Но многие предприимчивые бизнесмены уже поняли, что обратиться в фирму, которая оказывает услуги кадрового учёта на основании договора аутсорсинга, гораздо дешевле, чем содержать штат соответствующего структурного подразделения.

Чем обусловлена популярность услуги по ведению кадрового учёта?

Рост объёма документации по кадрам растёт прямо пропорционально росту числа занятых на предприятии специалистов. Не зависимо от того, сколько времени наёмный работник был штатным, пакет документов на него, установленный нормативными актами, оформляется в полном объёме.

Аутсорсинг кадрового делопроизводства или оформление всей документации, связанной с учётом кадров, специалистами сторонней организации (фирмы) позволяет значительно сэкономить на тратах, сопряжённых с обустройством соответствующего отдела (помещения, автоматизированных рабочих мест), а также содержанием сотрудников.

Персонал компании-аутсорсера досконально знает «кухню» учёта кадров, поэтому обеспечит полное соответствие последнего «букве закона».

Компании, предоставляющей услуги по ведению кадрового учёта, можно делегировать следующие функции:

• разработка и совершенствование правил внутреннего распорядка, договоров гражданско-правового характера, должностных инструкций, а также инструкций по охране труда;
• оформление соответствующих приказов, кадровых документов (форм) сотрудников;
• ведение табелей и журналов регистрации инструктажей;
• оформление трудовых книжек, предполагающих оформление новых и внесение необходимых записей в имеющиеся книжки;
• подготовка документов к передаче в архив.

В случае ненадлежащего исполнения своих обязанностей штатным кадровиком, а также при возникновении форс-мажорных обстоятельств компания-аутсорсер сможет восстановить необходимые документы кадрового учёта или организовать делопроизводство «с нуля».

Обращаясь к аутсорсингу кадрового делопроизводства, можно с уверенностью говорить о действиях в соответствии с ТК РФ и правильности разработки и ведения:

• документов, регламентирующих деятельность клиентской фирмы:
• орг. структура, штатное расписание предприятия;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• положения:
  • о структурных единицах;
  • о персонале, его развитии, обучении;
  • о размерах штатных окладов, надбавках и премиальном вознаграждении;
  • о защите персональных данных сотрудников;
• Коллективный договор;
• приказы, издаваемые по производственным и кадровым вопросам;
• должностные инструкции;
• книги:
  • учёта движения трудовых книжек;
  • регистрации приказов, касающихся персонала и отпусков;
• журнал учёта организационно-распорядительной документации;
• документов, касающихся кадров:
• договоры – трудовые и с материально ответственными лицами;
• трудовые книжки;
• личные дела и личные карточки работников (работающих и уволенных);
• графики работы и ежегодного отдыха;
• журнал проведения первичного, планового, целевого и внепланового инструктажей по ТБ и ОТ;
• табель учёта рабочего времени.

Кому и насколько выгодны услуги кадрового учёта?

В каком случае целесообразно обращаться к услугам сторонней организации по ведению кадрового делопроизводства? Давайте рассмотрим несколько вариантов:

• в компании нет квалифицированного специалиста, должностной инструкцией которого предусмотрено оформление документации, связанной со сферой кадров;
• количество наёмных работников превышает 50 человек, кадровик или бухгалтер физически не успевает осуществлять полный объём работы, связанной с учётом кадров;
• ведение документации осуществлялось на низком уровне, необходима «перезагрузка», приведение всех документов к соответствующему виду, включая оцифровывание имеющихся документов;
• компания пережила пожар, потоп или другие форс-мажорные события и нуждается в восстановление большого объёма документации в короткие сроки.

Что касается выгодности услуг по работе с кадрами, то среди факторов, свидетельствующих в пользу аутсорсера, можно выделить:

• отсутствие затрат на зарплату, а также на социальный пакет кадровика или нескольких специалистов, предусмотренных штатом компании;
• отсутствие затрат на организацию рабочего места персонала кадрового отдела;
• доступ к «интеллектуальной базе данных» по возможным ситуациям в сфере кадровых вопросов, быстрый поиск путей разрешения конфликтов, урегулирования спорных моментов;
• постоянная готовность к выполнению функциональных обязанностей, даже во время отсутствия основного работника;
• отсутствие ошибок, несоответствия с нормативной базой (ТК РФ и другими регламентирующими кадровый учёт нормативными актами).

Если возникают дополнительные вопросы по услугам ведения учёта кадров, звоните и приходите! Мы «проясним» все «туманности» процесса оформления кадровой документации специалистами сторонней фирмы!