В любой компании кадровая служба работает, как и остальные отделы и управления, на основании Положения о подразделениях. Именно этим Положением декларируются основные принципы и регламентируется порядок работы с документами, входящими в подразделение и исходящими из него.

Документооборот отдела кадров является составной частью документооборота всей компании. Принципы и порядок работы с документами изложены в разделе 3 ГСДОУ, действующей с 25 мая 1988 года на основании Приказа Главархива СССР.

аудит кадровых документов

 

Специалисты, осуществляющие аудит кадрового делопроизводства, при выявлении каких-либо несоответствий в системе учета и составления кадровых документов разъяснят суть этих ошибок и подскажут, как корректно их исправить.

Виды кадровых документов

К компетенции кадровой службы относятся следующие группы документов:

• организационные: базисные внутренние документы компании, включая штатное расписание, коллективный договор, а также все положения, инструкции и правила, касающиеся сотрудников (режима работы, заработной платы, премирования и пр.);
• распорядительные: внутренние документы компании по любым текущим вопросам, так или иначе касающимся кадрового состава (приказы и распоряжения, учетные личные карточки, личные дела и т.д.);
• информационно-справочные:
• входящая корреспонденция, представленная документами от вышестоящих организаций, отчетной и учетной документацией, служебными записками от нижестоящих (подчиненных) организаций, подразделений, филиалов и т.п., а также документами от других организаций или физических лиц;
• исходящая информационно-справочная документация, в т.ч. ответы на входящую корреспонденцию от других организаций и физических лиц, а также все документы, оформленные по инициативе самой компании (договоры, справки, информационные обзоры, заявки, предложения, письма и т.д.);
• внутренняя информационно-справочная документация, в состав которой входит переписка между подразделениями, объяснительные и докладные записки сотрудников, а также планы, акты, протоколы, отчеты и пр.

Подготовка документов

Для подготовки организационных и распорядительных документов сотрудники кадровой службы вправе пользоваться унифицированными формами, утвержденными Постановлением №1 Госкомстата России от 5.01.2004 г. Однако, эта норма утратила степень обязательности после вступления в силу Закона от 6.12.2013 г. № 402-ФЗ, который наделяет любую компанию правом самостоятельно разрабатывать формы организационных и распорядительных документов – с учетом специфики ее деятельности.

Обязательными реквизитами документов остаются:

• наименование;
• дата составления;
• название организации-работодателя (полное и сокращенное);
• изложение сути операции или события;
• точные суммы (если это предусмотрено) в абсолютном или конвертированном выражении с указанием единиц измерения;
• должность лица, совершившего операцию и ответственного за правильность ее оформления или за проведение события;
• подписи лиц (с указанием должностей, фамилий и инициалов, которые позволяют их идентифицировать), несущих основную ответственность за осуществление операций с кадровым составом

Обработка входящих и исходящих документов

Любой специалист, проводящий аудит кадрового делопроизводства, попросит у работников кадровой службы журнал регистрации входящей и исходящей документации.

профессиональный кадровый аудит

 

Поэтому все документы, отписанные руководителем для обработки кадровой службой, должны регистрироваться в журнале входящей документации. Документы же, разработанные и оформленные сотрудниками кадровой службы, регистрируются в журнале исходящей документации. Таковы правила внутреннего документооборота.

Вся документация, поступающая в рамках общего документооборота компании, регистрируется в журналах внешней входящей и исходящей корреспонденции, которые обычно ведет секретарь компании.

Дальнейшая работа заключается в обработке входящей корреспонденции и оформлении (при необходимости) ответных документов в установленные сроки. Также сотрудники кадровой службы отслеживают получение ответов на собственные запросы, направленные в другие организации и вышестоящие инстанции.

Все полученные документы подшиваются в соответствующие дела (общие или личные).