Грамотное распределение обязанностей и ответственности в компании – одно из важнейших условий эффективного и производительного труда. Как показывает многолетний опыт компаний, занимающихся поиском персонала, во многих организациях не существует четкого разделения труда между сотрудниками и подразделениями, нет конкретных должностных инструкций. Следовательно, нет и ответа на вопрос: «Кто за что отвечает?». Разделение труда позволяет расставлять персонал по рабочим местам с учетом личных способностей, профессиональных и деловых качеств, поднять работоспособность и трудовую отдачу работников. В свою очередь, рационализировать и оптимизировать разделение труда в организации невозможно без его регламентации.

кадровый учёт москва

 

Одним из основных регламентирующих документов в компании являются должностные инструкции, которые полно и четко отражают функциональные обязанности работников, их права и ответственность. От того, насколько правильно и грамотно они составлены, во многом зависит слаженность и продуктивность работы всей организации. Должностные инструкции в ведении кадрового делопроизводства относятся к группе так называемых факультативных документов, т.е. формально они не являются обязательными кадровыми документами, однако их разработка, наличие, применение рекомендованы или предписаны многими государственными положениями и приказами.

Должностная инструкция содержит информацию, необходимую как руководству, так и компаниям по поиску персонала для осуществления обоснованного отбора кандидатов на вакантные должности. Она содержит следующие разделы.

1. Общая часть.
2. Функции.
3. Должностные обязанности.
4. Права.
5. Ответственность.
6. Взаимоотношения (связи по должности).

Положения об отделах

Одна из важнейших задач любой организации – формирование оптимальной внутренней структуры. Должна быть налажена система быстрого и результативного взаимодействия отделов, четкое распределение сфер деятельности и конкретных функций между ними. Поэтому не менее важным, чем должностная инструкция, локальным нормативным документом для ведения кадрового делопроизводства является положение об отделах. Этот документ определяет порядок создания подразделения, его структуру и внутреннюю организацию, задачи, права, обязанности и ответственность, а также характер взаимодействия с другими отделами. Типовое положение об отделе обычно содержит следующие пункты.

1. Общие положения.
2. Основные задачи.
3. Функции.
4. Права, которыми должно обладать руководство.
5. Ответственность.
6. Связи отдела с другими подразделениями.

Нюансы распределения обязанностей в малочисленных компаниях

К сожалению, часто в компаниях, особенно малочисленных, работа построена по принципу «единой семьи», а должности разделены лишь на бумаге: каждый трудится «везде». В итоге возникают бесхозные, ничьим вниманием не охваченные участки работы, происходят накладки, сотрудники загружаются неравномерно, деловые неудачи или провалы заканчиваются безрезультатными поисками виновных. Для правильного распределения обязанностей работников необходим перечень дел, выполняемых каждым за определенный период, с учетом периодических разовых работы. Выделив схожие работы, требующие примерно одинаковых знаний и навыков, можно определить необходимое количество исполнителей для каждого такого участка. Это понадобится и при подборе новых кадров – как своими силами, так и с помощью компаний по подбору персонала. Часть работ можно отдать на аутсорсинг: например, ведение кадрового делопроизводства, единоразовые задачи и т.п. Кроме того, не обязательно принимать на работу новых сотрудников: скажем, функции заместителя руководителя может выполнять компетентный информированный сотрудник, имеющий соответствующие полномочия.

Власть. Кому её отдать?

Компании по поиску персонала отмечают, что идеальный руководитель – это, прежде всего, лидер, способный вести за собой сотрудников и всю компанию. Он должен обладать опытом и знаниями, уметь принимать решения, пользоваться уважением у подчиненных, создавать гармоничный микроклимат и  рабочую атмосферу внутри коллектива. Можно обладать властью, но не уметь руководить, одним из следствий чего обычно становится неграмотное распределение задач. Правильное делегирование частной задачи – это средство достижения более общих целей организации. Если задача четко не поставлена и не поручена исполнителю, руководитель будет вынужден  выполнять ее сам, что во многих случаях просто невозможно. Правильно управляет тот, кто добивается выполнения работы другими. Именно умение делегировать задачи превращает человека в руководителя.

Распределение ответственности

Руководитель всегда несет полную ответственность за деятельность своих подчиненных, и начинать он должен с оптимального распределения прав и обязанностей в своей компании. Возможны варианты распределения ответственности по системам «елочка» и «матрешка». В системе «елочка» права и ответственность вышестоящего руководства поглощают только часть прав и ответственности (полномочий) нижестоящего руководителя. Это система бюрократической организации с четкой фиксацией прав и ответственности на каждом уровне. Руководители высшего звена могут вмешиваться лишь в некоторые полномочия руководителей низших звеньев.

кадровый учет в организации

 

Система «матрешка» — это система множественного подчинения. В ней права и ответственность вышестоящего руководителя полностью поглощают права и ответственность (полномочия) всех нижестоящих руководителей. Передавая подчиненным часть ответственности и ставя перед ними новые, более сложные задачи, руководитель дает сотрудникам возможность «расти», овладевать дополнительными производственными навыками, показывать, на что они способны.

Таким образом, грамотное распределение обязанностей и ответственности, внедрение в практику должностных инструкций и положений об отделах являются важным инструментом как для управления персоналом, так и для эффективного функционирования компании в целом.