В любой компании кадровая служба работает, как и остальные отделы и управления, на основании Положения о подразделениях. Именно этим Положением декларируются основные принципы и регламентируется порядок работы с документами, входящими в подразделение и исходящими из него.
Документооборот отдела кадров является составной частью документооборота всей компании. Принципы и порядок работы с документами изложены в разделе 3 ГСДОУ, действующей с 25 мая 1988 года на основании Приказа Главархива СССР.
аудит кадровых документов
Специалисты, осуществляющие аудит кадрового делопроизводства, при выявлении каких-либо несоответствий в системе учета и составления кадровых документов разъяснят суть этих ошибок и подскажут, как корректно их исправить.
К компетенции кадровой службы относятся следующие группы документов:
Для подготовки организационных и распорядительных документов сотрудники кадровой службы вправе пользоваться унифицированными формами, утвержденными Постановлением №1 Госкомстата России от 5.01.2004 г. Однако, эта норма утратила степень обязательности после вступления в силу Закона от 6.12.2013 г. № 402-ФЗ, который наделяет любую компанию правом самостоятельно разрабатывать формы организационных и распорядительных документов – с учетом специфики ее деятельности.
Обязательными реквизитами документов остаются:
Любой специалист, проводящий аудит кадрового делопроизводства, попросит у работников кадровой службы журнал регистрации входящей и исходящей документации.
профессиональный кадровый аудит
Поэтому все документы, отписанные руководителем для обработки кадровой службой, должны регистрироваться в журнале входящей документации. Документы же, разработанные и оформленные сотрудниками кадровой службы, регистрируются в журнале исходящей документации. Таковы правила внутреннего документооборота.
Вся документация, поступающая в рамках общего документооборота компании, регистрируется в журналах внешней входящей и исходящей корреспонденции, которые обычно ведет секретарь компании.
Дальнейшая работа заключается в обработке входящей корреспонденции и оформлении (при необходимости) ответных документов в установленные сроки. Также сотрудники кадровой службы отслеживают получение ответов на собственные запросы, направленные в другие организации и вышестоящие инстанции.
Все полученные документы подшиваются в соответствующие дела (общие или личные).